紙をなくすことを目的にせず、受け取った情報を探せる・共有できる・再入力しない状態へ変えます。
FAXが悪いのではなく、その後の転記が重い
取引先からFAXで届く物件資料を、担当者が仕分けし、必要な案件だけコピーし、Excelや社内システムへ再入力する。問題は受信手段より、その後の情報が検索・共有できないことです。
いきなり取引先全社へ送信方法の変更を求めると、現場も取引先も負担になります。まず受信後の処理をデジタル化します。
第1段階：保存場所と名前を統一する
複合機からPDF保存し、日付・取引先・物件種別などの命名ルールで共有フォルダへ入れます。担当者の机や個人メールに情報を残さないだけで、探す時間が減ります。
第2段階：AIで分類と項目抽出を行う
PDFをAI-OCRで読み、売買・賃貸・管理、エリア、価格、取引先などを抽出します。確信度が低い資料は「要確認」へ分け、人が全文を入力するのではなく、候補を確認する運用にします。
第3段階：必要なシステムへつなぐ
処理が安定した項目から、物件台帳、営業リスト、チャット通知へ連携します。最初からすべてのポータルへ自動登録するより、社内の共有台帳を一つ作る方が効果を確認しやすくなります。
毎朝60分を使っている場合
2名が毎朝60分、年間245日処理しているなら490時間です。実質時給2,800円なら年間約137万円。保存・分類・転記のうち、どこまで減らせるかを工程別に測ります。
本記事の数値例は、特に「実績」と明記したものを除き、計算方法を示すためのモデル試算です。 実際の効果は業務量、書類形式、運用、確認体制により異なります。 AIの出力は担当者が確認し、契約・法務・与信等の最終判断は専門知識を持つ人が行ってください。